Vom Dokumentenchaos zur Automatisierung: Die DataSpark AI Platform für effiziente Dokumentenverarbeitung im Einsatz
Die Versicherungsbranche steht vor großen Herausforderungen bei der Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten. Als führender Maklerpool in Deutschland musste die [pma:] Finanz- und Versicherungsmakler GmbH sicherstellen, dass die verschiedenen Dokumenttypen, die täglich eingehen, effizient und genau verarbeitet werden. Die Partnerschaft mit DataSpark zielte darauf ab, diesen Prozess durch den Einsatz modernster Künstlicher Intelligenz zu optimieren und so die Arbeitsabläufe erheblich zu verbessern.
Herausforderung
[pma:] verarbeitet eine Vielzahl von Dokumentenarten, darunter Anschreiben, Versicherungsscheine und Beitragsinformationen. Diese Dokumente kommen in verschiedenen Formaten und Layouts, was die manuelle Bearbeitung zeitaufwendig und fehleranfällig macht. Es bestand die Notwendigkeit, eine Lösung zu finden, die diese Dokumente automatisch klassifizieren und die relevanten Informationen extrahieren kann, um sie strukturiert bereitzustellen.
Lösung
Um die Verarbeitung der zahlreichen, unterschiedlich aufgebauten Dokumente zu vereinfachen, wurde die DataSpark AI Platform eingeführt. Die Plattform nutzt Künstliche Intelligenz, um eingehende PDF-Dateien automatisch zu analysieren. Sie erkennt, um welche Art von Dokument es sich handelt – zum Beispiel ein Anschreiben, eine Police oder eine Beitragsinformation – und kann Inhalte gezielt herausfiltern, wie Vertragsnummern, Beträge oder Namen.
Abbildung 1: Automatisierte Analyse eingehender PDF-Dokumente durch die DataSpark AI Platform
Dabei werden auch mehrere zusammenhängende Dokumente erkannt und bei Bedarf getrennt. Alle relevanten Informationen werden anschließend in strukturierter Form zur Verfügung gestellt. Das bedeutet: Kein manuelles Durchsuchen mehr, keine fehleranfällige Übertragung per Hand – die Daten sind sofort digital nutzbar.
Technisch wurde die Lösung so umgesetzt, dass sie sich reibungslos in die bestehenden Systeme einfügt. Eine Schnittstelle (API) sorgt dafür, dass alle Schritte im Hintergrund automatisch ablaufen. Zusätzlich gibt es eine einfache Benutzeroberfläche im Web, über die Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse Einstellungen vornehmen, Beispiele markieren und die Qualität der Erkennung überprüfen können. So bleibt die Kontrolle bei den Anwender:innen – während die KI im Hintergrund zuverlässig arbeitet.
Abbildung 2: Automatisierte Dokumentenverarbeitung und Steuerung der DataSpark AI Plattform über API Schnittstellen
Ergebnis
Für [pma:] brachte die Einführung der DataSpark AI Platform einen spürbaren Effizienzgewinn. Die Verarbeitung eingehender Dokumente konnte deutlich beschleunigt werden. Gleichzeitig stieg die Genauigkeit bei der Informationsauswertung, da relevante Daten automatisch und zuverlässig erkannt wurden.
Die Automatisierung vieler zuvor manueller Arbeitsschritte führte zu einer messbaren Entlastung der Mitarbeitenden und senkte die Fehleranfälligkeit im Prozess. Besonders vorteilhaft: Die Lösung ließ sich über eine API direkt in die bestehenden Workflows integrieren. Dadurch musste [pma:] keine grundlegenden Systeme umstellen – und konnte dennoch unmittelbar von der neuen Technologie profitieren.
Fazit
Die Zusammenarbeit zwischen [pma:] und DataSpark verdeutlicht, wie moderne KI-Technologien konkrete Mehrwerte in der Versicherungsbranche schaffen können. Durch den gezielten Einsatz der DataSpark AI Platform wurde nicht nur ein komplexes Dokumentenchaos beherrschbar gemacht, sondern auch eine zukunftsfähige Grundlage für weitere Automatisierung geschaffen. Die Kombination aus technischer Integration, Benutzerfreundlichkeit und hoher Erkennungsqualität macht das System zu einer nachhaltigen Lösung für effiziente Dokumentenprozesse.
"Mit der DataSpark AI Platform werden unsere Versicherungsunterlagen automatisch erkannt, die relevanten Daten erfasst und direkt in unsere Systeme übernommen. Das spart enorm viel Zeit, reduziert Fehler und verschafft uns mehr Freiraum für die Betreuung unserer Makler. Neue Dokumenttypen fügen wir über die Oberfläche in wenigen Klicks hinzu – eine echte Alltagserleichterung!"
Martin Melchior,
Team EDV bei [pma:] Finanz- und Versicherungsmakler GmbH