Durch die Automatisierung von Anlagenaufbau und Abschlagsprozessen lassen sich Abläufe beschleunigen, Mitarbeitende entlasten und Engpässe vermeiden
Die Energiedienstleistungsbranche steht an einem Wendepunkt. Energiewende, volatile Märkte und steigende Kundenerwartungen treffen auf komplexe Prozesse und historisch gewachsene IT-Landschaften. Unternehmen sehen sich dadurch mit hohen Prozessvolumina und gleichzeitig steigendem Effizienzdruck konfrontiert.
Gerade in diesem Umfeld bietet Automatisierung einen wirkungsvollen Hebel: Sie reduziert Durchlaufzeiten, senkt Fehlerquoten und entlastet Mitarbeitende von monotoner Bildschirmarbeit. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und direkte Kundeninteraktion.
Wie groß das Potenzial von Automatisierung ist, zeigt unsere Zusammenarbeit mit GETEC net: Wir haben zwei Kernprozesse mithilfe von UiPath automatisiert – den Aufbau neuer Stromanlagen sowie die Ermittlung und Eintragung von Abschlägen. Das Ergebnis: weniger manueller Aufwand und stabile Abläufe ohne Rückstau in Spitzenzeiten.
Herausforderungen
Bevor diese Erfolge möglich wurden, war der Alltag jedoch von typischen Engpässen geprägt. Wie in vielen Versorgungsunternehmen stießen auch bei GETEC wiederkehrende Prozesse schnell an ihre Grenzen. Daraus ergaben sich verschiedene Herausforderungen, die den Arbeitsfluss bremsten:
- Rückstau an Vorgängen: Manuelle Erfassung und Übertragung führen zu Wartezeiten; Vorgänge bleiben liegen und verzögern nachgelagerte Schritte.
- Hohe Last zu Spitzenzeiten: Saisonale und zyklische Peaks (z. B. Abrechnungen, Anschlusswellen) überfordern die Kapazitäten.
- Zeitaufwand für Mitarbeitende: Mehrfacherfassung in mehreren Masken/Tools bindet Zeit bei Routineklicks statt bei Klärfällen und Kundenkommunikation; zusätzlich erhöhte Fehleranfälligkeit.
- Eingeschränkte Skalierbarkeit mit bestehenden Teams: Mehr Volumen bedeutet Überstunden oder lange Einarbeitung neuer Kräfte; Wissen ist oft personengebunden, Servicequalität schwankt.
Genau hier lag die Chance für einen echten Effizienzsprung: GETEC setzte auf die Automatisierungskompetenz von DataSpark – und machte den nächsten Schritt in Richtung digitale Prozessoptimierung.
Lösung
Um die beschriebenen Engpässe zu überwinden, setzte DataSpark gemeinsam mit GETEC auf eine RPA (Robotic Process Automation) Lösung. Dies ist eine Software, die wie ein digitaler Assistent (“Bot”) arbeitet: Er liest Informationen aus, überträgt sie in andere Systeme und erledigt damit Routineaufgaben, die sonst viel Zeit kosten würden. Der große Vorteil liegt darin, dass er nicht auf technische Schnittstellen angewiesen ist, sondern auch mit graphischen Benutzeroberflächen interagieren kann.. Ein solcher Bot ist eine Software, die wie ein digitaler Assistent arbeitet: Er liest Informationen aus, überträgt sie in andere Systeme und erledigt damit Routineaufgaben, die sonst viel Zeit kosten würden.
Damit das reibungslos funktioniert, haben wir einen schlanken Zwei-Schritt-Workflow mit UiPath entwickelt:
1. Erkennen und Aufnehmen neuer Vorgänge
Sobald ein neuer Auftrag ansteht – etwa der Aufbau einer Stromanlage oder die Berechnung von Abschlägen –, erkennt der Bot diesen automatisch und sammelt die relevanten Informationen.
2. Übertragen in die Folgesysteme
Anschließend trägt er die Daten in die richtigen Systeme ein, prüft dabei automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität und gibt Auffälligkeiten gezielt an Mitarbeitende zurück.
Damit war der technische Ablauf definiert – doch mindestens genauso wichtig ist die Frage, wie der Bot im Alltag eingesetzt wird und wie sich die Lösung künftig ausbauen lässt.
Abbildung 1: Ausschnitt des automatisierten Workflows
Betriebsmodell & Skalierung
Der Bot läuft aktuell direkt über die Fachbereiche als „attended“ Bot. Das bedeutet: Mitarbeitende starten den Prozess selbst, können diesen überwachen und sofort Feedback geben – ein guter Weg, um Akzeptanz zu schaffen und Vertrauen in die Automatisierung aufzubauen.
Gleichzeitig haben wir den Bot so vorbereitet, dass er später auch im Hintergrund („unattended“) laufen kann. Das heißt: Er könnte künftig völlig eigenständig Vorgänge abarbeiten, ohne dass jemand ihn anstoßen muss. Technische Grundlagen wie sichere Anmeldedaten, Protokollierung und automatische Wiederholungen bei Fehlern sind bereits integriert.
Abbildung 2: Der UiPath Assistant als zentrale Anlaufstelle zur Steuerung von „attended“ Workflows
Ergebnis
Die Einführung des Bots bringt für die Fachbereiche gleich mehrere greifbare Vorteile – sowohl im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden als auch in der Servicequalität für die Kundinnen und Kunden:
- Zeitersparnis: Routinetätigkeiten laufen automatisch, Mitarbeitende können sich auf Klärfälle und Kundenkommunikation konzentrieren.
- Entlastung in Spitzenzeiten: Keine Rückstaus mehr, auch wenn das Volumen sprunghaft ansteigt.
- Höhere Datenqualität: Automatische Prüfungen stellen sicher, dass Pflichtfelder und Formate korrekt sind; Fehler werden reduziert.
- Schnellere Durchlaufzeiten: Vorgänge werden ohne Wartezeiten bearbeitet und nachgelagerte Schritte beschleunigt.
- Stabile Prozesse: Wiederkehrende Abläufe laufen verlässlich und gleichmäßig – unabhängig von Auslastung oder Personalwechseln.
- Bessere Skalierbarkeit: Steigende Volumina lassen sich ohne zusätzliche Einarbeitung oder Überstunden abfangen.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Weniger monotone Klickarbeit, mehr Fokus auf wertschöpfende Aufgaben.
- Kundenzufriedenheit: Kürzere Bearbeitungszeiten und konsistentere Servicequalität.
Fazit
Das Projekt zeigt: Prozessautomatisierung ist in der Energiedienstleistungsbranche längst mehr als ein Zukunftsthema – sie bringt heute schon spürbare Effekte. Am Beispiel von GETEC wird deutlich, dass selbst komplexe und stark fachlich geprägte Abläufe zuverlässig automatisiert werden können.
Wichtig ist dabei nicht nur der kurzfristige Nutzen – wie entlastete Mitarbeitende oder beschleunigte Vorgänge –, sondern vor allem die strategische Perspektive: Jeder erfolgreich automatisierte Prozess legt den Grundstein für eine skalierbare Automatisierungslandschaft. Schritt für Schritt entsteht so die Basis, um künftig ganze Prozessketten vollautomatisch und robust im Hintergrund ablaufen zu lassen.
Damit wird Automatisierung zu einem zentralen Baustein, um die Branche langfristig effizienter, stabiler und widerstandsfähiger gegenüber steigenden Anforderungen zu machen.
Mit der Unterstützung von DataSpark konnten wir zwei zentrale Prozesse automatisieren – ohne unseren laufenden Betrieb zu stören. Die Lösung entlastet unsere Teams spürbar und sorgt für stabile Abläufe, selbst in arbeitsintensiven Zeiten. Besonders wertvoll war für uns die enge, praxisnahe Zusammenarbeit: DataSpark hat unsere Anforderungen schnell verstanden und in eine skalierbare Automatisierungslösung übersetzt.
Phillip Fischer,
Stabsstelle Business Development, Datenschutz & Recht
bei GETEC net